Guía Completa para Elegir la Locación Ideal y Asegurar el Éxito de tu Evento
Elegir la locación adecuada para tu evento es uno de los aspectos más cruciales de la planificación. La elección correcta puede garantizar el éxito de tu evento, mientras que una elección inadecuada puede presentar numerosos desafíos. En este artículo, te ofrecemos consejos prácticos para seleccionar la locación perfecta, y también te advertimos sobre algunos detalles importantes que los venues suelen olvidar mencionar.
1. Define el Propósito y el Tamaño del Evento
Antes de comenzar a buscar locaciones, es esencial tener claro el propósito del evento y la cantidad de asistentes esperados. Esto te ayudará a determinar el tipo de espacio que necesitas:
- Eventos Corporativos: Salas de conferencias, auditorios, centros de convenciones.
- Eventos Sociales: Salones de banquetes, jardines, rooftops.
- Eventos Pequeños: Espacios más íntimos como restaurantes privados o salas de juntas.
2. Ubicación y Accesibilidad
La ubicación de la locación debe ser conveniente para la mayoría de los asistentes. Considera:
- Vías de Acceso: Tener en cuenta cómo llegar al evento en horas peak de la tarde o la mañana puede ser complicado.
- Transporte Público: Proximidad a estaciones de metro, paradas de autobús.
- Estacionamiento: Disponibilidad de estacionamiento suficiente y seguro.
- Accesibilidad: Instalaciones accesibles para personas con discapacidades.
3. Costo y Presupuesto
Es fundamental tener en cuenta el costo de la locación en relación con tu presupuesto total. No olvides considerar:
- Costo de Arriendo: Verifica si el precio incluye impuestos y otros cargos.
- Cargos Adicionales: Asegúrate de preguntar sobre cualquier costo extra, como el alquiler del día de montaje y desmontaje.
- Depósitos y Políticas de Cancelación: Conoce los términos del depósito y las condiciones de cancelación.
4. Pregunta Sobre el Día de Montaje
Muchos venues no mencionan que casi siempre es necesario arrendar el espacio también para el día de montaje. Esto puede significar un gasto significativo adicional. Al reservar, asegúrate de:
- Confirmar Disponibilidad: Verifica si el venue está disponible el día anterior para montaje.
- Costo Adicional: Pregunta explícitamente sobre el costo de alquilar el espacio para el montaje y desmontaje.
- Horarios: A veces te pueden ofrecer montar la noche anterior, pero esto puede significar que el personal técnico estará muy cansado y propenso a cometer errores el día del evento.
5. Equipamiento y Servicios
Evalúa los servicios y el equipamiento que ofrece el venue y compara con lo que necesitas:
- Equipo Técnico: Verifica si el equipo audiovisual del venue es suficiente y si está incluido en el costo. A menudo, la técnica de los mismos locales no es la más barata.
- Servicios de Catering: Pregunta si tienen opciones de catering interno o si puedes traer tu propio servicio de catering.
- Personal de Apoyo: Algunos venues ofrecen personal de apoyo, como coordinadores de eventos, técnicos, y personal de limpieza.
6. Ambiente y Estética
El ambiente y la estética de la locación deben alinearse con el tema y el propósito de tu evento. Considera:
- Diseño y Decoración: Evalúa si el espacio necesita decoración adicional para ajustarse a tu visión.
- Iluminación: Verifica la iluminación natural y artificial y cómo afecta al ambiente del evento.
- Acústica: Asegúrate de que la acústica sea adecuada para el tipo de evento que estás organizando.
7. Flexibilidad y Restricciones
Cada venue tiene sus propias políticas y restricciones. Es importante conocerlas antes de tomar una decisión:
- Horarios de Operación: Verifica las horas de inicio y fin permitidas para el evento.
- Políticas de Alimentos y Bebidas: Pregunta sobre las políticas respecto a la comida y bebida, especialmente si piensas traer tu propio catering.
- Restricciones de Decoración: Algunos venues tienen restricciones sobre el uso de ciertos tipos de decoraciones, como velas o confeti.
