1. Introducción
Los eventos de fin de año son una oportunidad perfecta para celebrar los logros de la empresa, fortalecer relaciones entre empleados y establecer un tono positivo para el año siguiente. Una planificación cuidadosa es esencial para asegurar que estos eventos sean memorables y exitosos.
2. Define los Objetivos del Evento
Antes de comenzar la planificación, es importante definir qué se espera lograr con el evento. Puede ser reconocimiento de logros, fomento del trabajo en equipo, o simplemente proporcionar una experiencia agradable a los empleados y premiarlos por los resultados del año.
3. Establece un Presupuesto
Determina cuánto puedes gastar y asegúrate de asignar fondos a las áreas más importantes como el lugar, el catering, el entretenimiento y la decoración. Acá un ejemplo de porcentajes del presupuesto.
Contenidos (14%):
Incluirá todos los elementos necesarios para la producción de contenido del evento, como videos, presentaciones y artistas.
Personal y Servicios (11%):
Incluye el costo del personal de apoyo necesario para el evento, como seguridad, personal de limpieza, coordinadores de eventos, y otros servicios auxiliares.
Recinto e Implementación (24%):
Esta partida cubre el alquiler del espacio, la implementación del mismo, y cualquier costo adicional relacionado con el lugar del evento, como la seguridad, el mobiliario, decoración y la limpieza.
Banquetería (34%):
La comida y las bebidas son fundamentales para el éxito del evento. Este porcentaje cubre el costo de los alimentos, bebidas, personal de servicio, y posibles extras como estaciones de comida o barras libres.
Técnica (17%):
El entretenimiento y el equipamiento técnico son esenciales para mantener a los asistentes involucrados y asegurar que el evento se desarrolle sin problemas. Esto incluye el equipo de sonido, iluminación, pantallas y cualquier otro equipo técnico necesario.
4. Selecciona la Fecha y el Lugar
Elige una fecha que funcione para la mayoría de los empleados y reserva el lugar con suficiente antelación. Considera opciones que se alineen con el tema y el tamaño del evento. Revisa nuestros consejos sobre este tema.
5. Elige un Motivo Atractivo
Un tema puede hacer que el evento sea más divertido y cohesionado. Desde una gala formal hasta una fiesta temática, elige un concepto que entusiasme a los asistentes y que se relacione con tus objetivos.
6. Planifica el Programa del Evento
Crea un cronograma detallado que incluya discursos, entrega de premios, actividades y entretenimiento. Asegúrate de tener tiempos definidos para cada segmento para mantener el flujo del evento.
7. Coordina el Catering
Selecciona un menú que se adapte a todos los gustos y necesidades dietéticas. Un buen servicio de catering puede elevar significativamente la experiencia del evento.
8. Contrata Entretenimiento
La música en vivo, un DJ, o incluso un comediante pueden hacer que el evento sea más dinámico y entretenido. Asegúrate de contratar profesionales que se adapten al tono del evento.
9. Arma un Equipo Interno
Trabajar solo para organizar un evento puede ser agotador. Armar un equipo con colaboradores de la empresa y asignarles tareas según sus habilidades y experiencias no solo alivia la carga, sino que también motiva a los participantes. Además, contar con embajadores del evento dentro del equipo garantiza un mejor desempeño y un apoyo más comprometido.
10. Comunicación y Convocatoria
Envía las invitaciones con suficiente tiempo y utiliza múltiples canales para recordar a los empleados sobre el evento. Detalla claramente la información sobre el lugar, la hora y el código de vestimenta.
11. Evaluación Post-Evento
Después del evento, recopila feedback de los asistentes para entender qué funcionó bien y qué se puede mejorar para futuras ocasiones.
Conclusión
La planificación de un evento de fin de año empresarial exitoso requiere atención a los detalles y una buena organización. Con estos consejos, puedes asegurarte de que tu evento sea un momento memorable para todos los participantes, celebrando los logros del año y motivando a tu equipo para el próximo año.
